Yıllık İzin Takip Çizelgesi

Yıllık İzin Takibinin Önemi

Yıllık izin Türkiye Is Kanunu kapsamında her çalışanin yasal hakkıdır ve şirketler bu hakkın tutarlı şekilde takibinden sorumludur. Çok sayıda çalışanı olan bir şirkette kim ne kadar izin kullandı kim ne kadar hakkı kaldı sorularının manuel takibi sik hatalara yol açar. Bir çalışanin yıl sonunda hak ettiğinden fazla izin kullandığının fark edilmesi hem mali kayıp hem de personel ilişkilerinde sorun yaratır.

Bu yazıda Excel'de sıfırdan profesyonel bir yıllık izin takip çizelgesi kuracağız. Şablon her çalışanin kıdemini hesaplayacak yasal hakkını bulacak geçmiş kullanımları toplayacak ve kalan izni gosterecek. Ayrica izin talep formu ve yıllık takvim gorseli ile insan kaynaklarının günlük operasyonunu kolaylastiran bir yapı sunacak.

Personel Sayfası

Birinci sayfada çalışanlarin temel bilgileri yer alsin. Sicil numarası ad soyad ise giriş tarihi pozisyon ve departman sütunlari olmaldir. Ise giriş tarihi yıllık izin hak kazanma hesabının temelidir; bu yüzden hatasız girilmesi şarttır.

=YIL.ORANI(D2;BUGUN())

Bu formül ise giriş tarihinden bugune kadar geçen yılı kesirli olarak verir. Çalışan 4,3 yıllık kidemi varsa sonuç 4,3 çıkar. Bu rakam izin hakkının yasal dilime girdigini belirler.

Yasal İzin Hak Hesabı

Türkiye Is Kanunu yıllık izin haklarini şöyle belirler: 1 yildan 5 yila kadar 14 gün, 5 yildan 15 yila kadar 20 gün, 15 yıl ve üzeri 26 gün. 18 yas altı ve 50 yas üstü için minimum 20 gundur. Bu kademeli yapı iç ice EGER ile kurulur.

=EGER(F2<1;0;EGER(F2<5;14;EGER(F2<15;20;26)))

F2 hücresinde kıdem yılı olsun; sonuç o çalışanin yıllık kazanilan izin hakkıdır. 1 yildan az çalışanlara yıllık izin hakkı dogmaz; bu yüzden sıfır donerz. Yas kontrolü için ek EGER koşulları eklenebilir.

Devir Eden İzin

Çalışanin önceki yillardan kullanmadığı izinler bir sonraki yila devreder. Bazı şirketler maksimum belirli bir devir limiti uygular. Şablonda her yıl için ayrı sütun açmak ve yıl sonu devir hesaplamak gerekir.

=G2+H2-I2

G2 önceki yildan devir H2 bu yilki yasal hak I2 bu yıl kullanılan olsun; sonuç bu yıl sonunda kalan izindir. Bu rakam sonraki yılın açılış bakiyesi olur. Böylece yıllık izin hesabı birikimsel hale gelir.

Kullanılan İzin Sayfası

İkinci sayfa izin kullanım kayıtlarını içerir. Sicil numarası izin başlangıç tarihi izin bitiş tarihi izin gün sayısı türü (yıllık mazeret hastalık vs.) ve onaylayan yönetici sütunlari olmaldir.

=TAMISGUNU(B2;C2;Tatil!A:A)

Bu formül iki tarih arasındaki is günü sayısıni hesaplar; hafta sonu ve resmi tatilleri hariç tutar. Tatil sayfasında yılbaşı 23 nisan 19 mayıs 30 agustos 29 ekim ve dini bayram tatilleri listelenmelidir. Şablon her yıl baslangiclarinda guncellenmelidir.

Kalan İzin Hesabı

Personel sayfasında her çalışan için kalan izin sütunu olmaldir. Bu hücre kullanılan izin sayfasından ETOPLA ile o sicilin tüm kullanimini ceker.

=H2+G2-ETOPLA(Kullanım!A:A;A2;Kullanım!D:D)

H2 yasal hak G2 devir Kullanım D sütunu izin gün sayısı olsun; sonuç o çalışanin kalan izindir. Bu hücre canlı olarak güncellenir; her yeni izin kaydı girildiginde otomatik dusulur.

Yıllık Takvim Gorseli

Ekibin tatil planlamasini yapabilmek için yıllık takvim gorseli yaratıcı bir yapıdır. Bir sayfada 12 ay yataya 31 gün dikeye yerlestirilir; her hücre bir günü gösterir. Çalışanlar için farklı renkler kullanilarak izin günleri isaretlendiginde ekibin tamamı aynı anda kimin nezamen tatilde olacağını görür.

=EGER(COKETOPLA(Kullanım!D:D;Kullanım!A:A;A2;Kullanım!B:B;"<="&C1;Kullanım!C:C;">="&C1)>0;"X";"")

Bu formül belirli bir sicil ve belirli bir tarih için o günde izinli olup olmadığını gösterir. Koşullu biçimlendirme ile X karakteri renklendirilir ve takvim gorsellesir.

Mazeret ve Hastalık İzinleri

Yıllık izin disindaki mazeret ve hastalık izinleri ayrı tutulmalidir. Babalık izni evlilik izni cenaze izni gibi haklar yasal olarak yıllık izinden ayrilir. Şablonda izin türü sütunu olmaldir; her tür ayrı toplanır.

İzin Talep Formu

Şablonun yan sayfasında izin talep formu hazırlamak operasyonu hızlandırır. Çalışan adi izin başlangıç ve bitiş tarihi izin türü ve gerekli açıklama sütunlari olur. Yönetici onay imzası alanı ve insan kaynakları onay alanı standart akışı gösterir.

Raporlama

Yönetim her ay departman bazında izin kullanım oranını görmek isteyebilir. Pivot tablosu departman ve izin turune göre toplama sunar. Yıl sonuna yaklasildikca kullanmamış personel için uyarı raporu oluşturmak yararlidir; çünkü kullanmadığı izini kaybetmemek için son ceyrekte planlama yapması gerekir.

Sonuç

Excel'de kurulan yıllık izin takip çizelgesi küçük ve orta ölçekli şirketlerin insan kaynakları operasyonunu profesyonel hale getirir. Yasal kademeli hak hesaplaması devir kontrolü kullanım takibi takvim gorseli ve raporlama tek dosyada birlesir. Şablon bir kere kuruluduginda her yıl başlangıcında küçük guncellemelerle yeni yila hazır olur. Çalışanlarin haklarini eksiksiz alabilmesi şirketin yasal yukumluluklerini eksiksiz yerine getirmesi ve insan kaynakları ekibinin operasyonel yukunun azalması bu yapının getirdiği netk faydalardir.