Excel'in doğru kullanımı

Raporlama ve veri analizi konusunda dünyanın en popüler programı olan Excel, doğru kullanılması her kullanıcı için güçlü bir yardımcı niteliğindedir. Peki Excel'i doğru kullanmak nedir?

Bir Excel sayfası, 2007 ve sonraki versiyonlarında A ile başlayıp XFD harfleri ile biten toplam 16.384 sütundan ve 1'den başlayıp 1.048.576'ya kadar giden satırdan oluşur. Bu da toplamda 17.179.869.184 hücresi demektir.
Ben Excel'i üç ayrı şekilde kullanıyorum. Bunlar:

  • Veritabanı
  • Raporlama - Grafik
  • Form
şeklindedir.

Bu üç ayrı kullanım içinde kesinlikle ayrı ayrı sayfalar kullanmanızı önermekteyim. Yani, veritabanı olarak kullandığınız bir sayfaya form ya da rapor-grafik eklememenizi şiddetle tavsiye ederim. Bu üç özelliği aynı anda kullanmaya başladığınızda, bana göre Excel'i yanlış kullanım için ilk adımı atmış bulunuyorsunuz. Tabiki bu durum özellikle "big data" kavramları için çok önemlidir. Ama daha ufak tefek türdeki çalışmalarınız için yaratacağı olumsuzluk daha azami düzeyde olacaktır.

Şimdi biraz Excel'i doğru ve yanlış kullanma kavramlarından bahsedelim.
Örneğin Eğer sayfanızı çalışan veritabanı olarak kullanacaksanız diyelim. Bu veritabanınızda, her çalışana ait tüm bilgileri bir satıra yazmalısınız.

Excel'in doğru kullanımı

Üst resimde göreceğimiz gibi bir sayfa oluşturduğumuzda, her çalışanın örnek bilgilerinin benzersiz olduğunu göreceksiniz. Bu şekilde her çalışanınızı alt alta gelecek şekilde kaydettiğinizde, doğru bir veritabanı oluşturmuş olacaksınız ve Excel tüm özellikleri ile bu tür verileri çok kolay yorumlayabilecektir. Yani, tüm Excel fonksiyonları, Pivot tablo, grafik vs özellikler ile oluşturacağınız raporlamalar çok kolay hazırlanacaktır.
Çalışan listesi tarzında benzersiz bir liste oluşturacağınız zaman mutlaka tek satırda tüm bilgileri toplamanızı öneririm.

İkinci adımda, bir çalışan için birden fazla olacak bilgiler kayıt etmemizde gerekecektir. Nedir bunlar?
İlk ve en anlaşılabilir olanı çalışanın çocuklarını, eşini (belki eşlerini :) ) kayıt etmek olacaktır. Eş ve çocukları çalışanın yakınları olmakla birlikte aslında onlarda ayrı ayrı benzersiz bilgilere sahip bireylerdir. Bu gibi durumda çalışanlarınızın çocukları için aynı sayfayı değil, bir başka sayfayı ikinci bir veritabanı olarak kullanmak doğru olacaktır. Ama burada mutlaka çalışan ile çocuğunu eşleştirmek gerekecektir.

Excel'in doğru kullanımı

Üst resimdeki gibi bir veritabanı oluşturup, bu yeni veritabanınıza çalışanın sadece SİCİL numarasını yazarak (buradaki değer mutlaka benzersiz olmalıdır, çalışanın SİCİL'i yerine TC KİMLİK NO'sunu da kullanabilirsiniz) yakınlar ile çalışan arasındaki bağlantıyı sağlamış olursunuz.
Bu tür verileri oluştururken karşılatığım en büyük hata ise, ÇALIŞAN SİCİL NO olarak belirttiğim alana birden fazla veri girmeye üşenip, buradaki hücrelerin birleştirilmesi olmaktadır.
İşte bu Excel'in yanlış kullanımına yönelik en büyük örnektir ve veritabanı olarak hazırlanan sayfalarda kesinlikle hücre birleştirilme yapılmamalıdır. Bunun yerine, her bilgiyi tekrarlamanız gerekir.

Excel'in doğru kullanımı Excel'in doğru kullanımı

Eğer veritabanınızı X işaretli resimdeki gibi oluşturup örneğin filtreleme yaptığınızda, filtrelenecek veri şu şekilde olacaktır:

Excel'in doğru kullanımı

102000 sicil numaralı çalışan için iki yakın tanımlamama rağmen, listeye sadece bir tanesi gelmektedir. Listeleme sadece ilk satırdaki veriyi getirecek, diğerlerini yok sayacaktır. Oysa çalışanın iki yakını kayıtlı ve ikisi birden listenmesi gerekirdi.

Eğer bir verilerimizi yeşil check işaretli resimdeki gibi oluşturmuş olsaydık, oluşacak listeleme şu şekilde olacaktı:

Excel'in doğru kullanımı

Bu iki basit yapı veritabanının doğru/yanlış oluşturulmasına yönelik anlaşılabilir yapıdaki basit bir örnektir. Benzer şekilde farklı ihtiyaçlarınız için aynı yapıyı kullanabilirsiniz.

Örneğin bir ürün ve o ürüne ait satışların olacağı bir veritabanı oluşturacaksanız, ürünlerinizin bir satırda tüm bilgilerinin yer alacağı bir sayfa ve o ürünler ile benzersiz bir şekilde eşleşip tarih tarıih satışların olacağı ikinci bir sayfa.
Eşleştirme içinde kullanılacak en güzel başlık, ürün kodu olacaktır.

İkinci olarak raporlama ve grafik kısımlarına göz atalım.

Verilerinizi raporlarken de mutlaka ayrı bir sayfa kullanın. Çoğu kullanıcı ne yazık ki verilerinin olduğu yerlerde raporlama oluşturmakta, bu da gerek görsel olarak gerek verilerin doğru raporlanamama noktasında sorunlar yaratabilmektedir.

Örnek olarak yine çalışan ve yakın şeklinde oluşturduğumuz iki veritabanını kullanalım.
Excel'e üçüncü bir sayfa ekliyorum ve çalışanın raporlama yapmak istediğim verilerimi oluşturuyorum.

Excel'in doğru kullanımı

Üst resimdeki gibi bir sayfada, sadece SİCİL bilgisinden çalışanın ADI ve SOYADI bilgisini, KAÇ ÇOCUĞU VAR bilgisini kolayca Excel fonksiyonları ile listeledim.

Benzer şekilde bir form oluşturup (formlarınızda dilediğiniz gibi hücre birleştirme yapabilirsiniz)
#Excel'in doğru kullanımı
Üstteki alanda, Google Reklamları yerine sizin reklamınızın yayınlanmasını ister misiniz?
Reklam vermek istiyorum

Daha önce yorum yapılmamış!

Excel hücrelerinizde, ok tuşlarının dışında;

  • Enter tuşu ile alt hücreye,
  • Shift + Enter tuşları ile üst hücreye
  • Tab ile sağ hücreye,
  • Shift + Tab tuşları ile sol hücreye
gidebilirsiniz.
Yükleniyor...